Registro de frequência: a inteligência está no software e não nas máquinas

A portaria 1510 do MTE tem gerado enorme polêmica quanto à real capacidade do ministério em determinar as condições de monitoramento do registro de frequência dos empregados, pelas empresas.

Os seguidos adiamentos da entrada em vigor de parte das exigências contidas naquela portaria fizeram com que a essência do que se desejava, ao editá-la, ficasse perdido em meio ás argumentações das partes interessadas. O ministério incluiu na norma um conjunto minucioso de recomendações e controles sobre um componente secundário para o processo de registro de frequência – o Registrador Eletrônico de Ponto (REP) – que fragilizou muito a portaria.

O importante no contexto do registro de frequência é garantir que tal registro represente a realidade dos fatos e que não possam ser adulterados por qualquer meio. Para que isso seja possível, o foco deveria estar no componente que pode, de fato, garantir a integridade dos registros, ou seja, no software e não nos equipamentos, como tentou fazer a portaria.

Os equipamentos são dispositivos eletrônicos físicos que executam operações controladas pelos sistemas eletrônicos de processamento de dados, que são componentes imaterias que chamamos de software. São esse os verdadeiros elementos-chave para garantir o registro real e inviolável das frequências dos empregados ao trabalho.

Em vista das atuais condições tecnológicas, todos os cuidados de controle pretendidos através dos controles impostos aos equipamentos poderiam ter sido promovidos há bastante tempo, através da adaptação dos programas de computador que cuidam dos registros, à custos imperceptíveis, de com muito mais agilidade.

Citamos como exemplo os enormes avanços promovidos pelo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que garante total controle dos fiscos estaduais sobre as obrigações dos contribuintes, o que foi feito de forma inquestionável e relativamente tranquila, implementando condições de controle muito mais complexas do que as que seriam exigidas para garantir o adequado registro de frequência dos trabalhadores.

Inclusive, o ponto central da polêmica, que é a emissão de um documento de controle do registro que ficaria de posse do empregado, poderia ser enviado para uma base de dados gerenciável apenas pelo empregado, de onde ele poderia retirar informações sobre os registros, sempre que precisasse, sem gerar gastos adicionais às empresas, sem ampliar o tempo de registro atual e sem prejudicar a natureza, evitando-se impressões desnecessárias.

Ainda temos tempo de uma saída inteligente para a situação. Basta focar no que realmente pode prover a solução necessária: A inteligência está no software e não nas máquinas.

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O que há de novo na Portaria 1510?

Nessa semana recebi um e-mail marketing promovendo um curso sobre as NOVAS REGRAS PARA A UTILIZAÇÃO DO PONTO ELETRÔNICO. A ementa era a seguinte:

Conheça a recente alteração na marcação do ponto, introduzida pela Portaria n°1.510 de 21 de agosto de 2009, para que as empresas não sejam surpreendidas com sanções pela não aplicabilidade da legislação em vigor e também proporcionar revisão sobre a Jornada de Trabalho e como a Justiça do Trabalho está julgando o descumprimento da legislação trabalhista no que concerne aos intervalos obrigatórios.

Então, fiquei imaginando, qual seria a novidade inserida pela portaria do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE)?

As regras para o registro do ponto continuam as mesmas. A jornada de trabalho não foi alterada. Os limites e forma de cálculo das horas extras não sofreram nenhuma modificação.

De diferente mesmo, só a regulação sobre o equipamento utilizado para o registro da frequência. Nesse caso, as novidades são a necessidade de que o equipamento seja homologado pelo MTE, a obrigatoriedade de impressão de um comprovante do registro e a necessária facilitação para que a fiscalização possa extrair o arquivo com os dados registrados.

Alguns comentários afirmaram que, de acordo com a portaria, fica proibido todo tipo de restrição à marcação de ponto, marcações automáticas e alteração dos dados registrados; só que esse tipo de ação nunca foi permitido pela legislação. Na verdade, isso caracteriza adulteração do registro de frequência. Mas todos sabiam que eram práticas normais na maioria das empresas, inclusive obrigando muitas produtoras de software a desenvolverem funcionalidades para facilitar essas ações.

O que a portaria impõe, de fato, é uma forma de impedir que as fraudes ocorram, oferecendo meios da fiscalização obter as informações do coletor e poder cruzá-las com as informações registradas nos sistemas de pagamento; além de obrigar a entrega do comprovante de registro para a outra parte interessada – os empregados.

Outra pérola que encontrei na internet afirma:

“Empresário, veja bem o que vou lhe dizer: o seu funcionário pode trabalhar a hora que ele quiser!

O seu funcionário não tem mais restrições de horário. Ele pode ir trabalhar a hora que quiser…

Sugestão, prepare seu bolso para as horas extras, pois elas virão!

A pessoa que fez tal interpretação sobre o conteúdo da portaria não compreendeu o contexto em que está incluído o registro de frequência. É necessário entender que TODOS os empregados são submetidos ao mesmo conjunto de leis que os empregadores – a CLT – e é por isso que não existe nenhuma liberalidade para que a jornada de trabalho dos empregados seja flexível.

Isso que dizer que a legislação continua obrigando uma jornada de trabalho limitada, sendo que a mais usual é 44 horas semanais (salvo as exceções explicitas), e que cada empregado tenha um horário prefixado para cumprir essa jornada. O horário do empregado deve ser registrado no QUADRO DE HORÁRIO e afixado em local visível – preferencialmente no local de registro de ponto, podendo ser substituído pelo apontamento do horário no próprio cartão de ponto do empregado.

Sobre a sugestão de que haverá um aumento substancial (ou até abuso) na ocorrência de horas extras, precisamos lembrar que isso é um reflexo da gestão (ou falta dela) sobre os empregados. Não são os sistemas de registro de frequência que devem gerir a jornada das pessoas no trabalho, são os gestores! Aquelas pessoas contratadas pelas empresas para orientar e liderar seus empregados, oferecendo as condições adequadas para o exercício de suas funções.

Mesmo antes da edição da portaria 1510, a extensão da jornada para horários extraordinários deveria ser decorrente de necessidades operacionais, conduzidas pelos líderes das pessoas envolvidas.

Outro aspecto que devemos lembrar é que há muita sonegação de pagamento de horas extras, muitas vezes corriqueiras, que, após as rescisões de contrato são objeto de reclamação por parte dos empregados, gerando um amontoado enorme de processos trabalhistas envolvendo enormes quantias de horas não pagas. Mas, se é assim, porque as empresas continuam insistindo em sonegar os pagamentos corretos das horas extras?

Muitas vezes por acharem que fica mais barato deixar de pagar e apostar em poucas reclamações, fazendo acordo com aqueles que reclamarem. Esses são os que não compreendem que os custos da Justiça são transferidos para o bolso da população ou não se importam com um Custo Brasil elevado. Geralmente são os que optam na sonegação e impunidade.

Outras vezes é por acreditar que existe uma concordância dos empregados que as horas extras são necessárias para impulsionar o crescimento da empresa e que, por isso, esses empregados não reclamarão, pois estão comprometidos com esse crescimento. São os ingênuos, que se desapontam com aqueles que reclamam e sentem-se traídos por eles.

O registro adequado das jornadas trabalhadas combinado com uma boa gestão de pessoas pode, com certeza, colaborar para a mudança dessa realidade. Um bom instrumento de gestão de horas extras é o Banco de Horas, ferramenta instituída para funcionar como um banco de compensação de horas em excesso com horas não trabalhadas, que minimiza muito os custos e permite uma melhor organização da empresa em momentos de maior fluxo de trabalho.

Esse recurso ainda é pouco usado. Muitos empresários não entendem como podem implementar o uso do Banco de Horas e não se beneficiam dele.

Para concluir, acredito que a Portaria 1510 traz uma regulamentação que pode até ser considerada exagerada, onerosa e anti-ecológica, mas que visa ajustar a fiscalização sobre uma enorme fonte de gastos para as empresas e motivos de discórdia entre patrões e empregados.

Acredito, também, que ela chamou a atenção para essa antiga necessidade de gerirmos melhor as jornadas de trabalho e suas repercussões nos custos da produção. Para que as empresas possam fazer essa gestão, precisam contar com um sistema de ponto eletrônico capaz de permitir a extração de dados e informações que auxiliem os gestores na tomada de decisões sobre o assunto. Um bom sistema de Ponto Eletrônico passa a ser importante para os gestores de pessoas nesse novo cenário.